Zbogom Od Papirja

2023 Avtor: Hannah Pearcy | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-08-25 03:39

Lars Beyerstedt je pred 13 leti v Braunschweigu ustanovil slikarsko podjetje. Od začetka je uporabljal pisarniško programsko opremo. Ko je sistem razširil na digitalno snemanje časa, je bila delovna sila sprva sumljiva.

Meike Pruhs

Želeli so se boriti proti papirni industriji v pisarni. Bianca in Lars Beyerstedt sta zato leta 2014 v svojem podjetju uvedla digitalno snemanje časa. Z uvedbo pa se nelagodje širi med delovno silo. Govorili so o "nadzoru in nezaupanju". Malo jih je tudi zaupalo tehnologiji. "Naši zaposleni so se bali, da se njihov delovni čas ne bo zapisal pravilno in da bodo imeli na delovnih računih minus," pojasnjuje Bianca Beyerstedt. Z odprto, pregledno informacijsko politiko Bianca in Lars Beyerstedt senzibilizirata zaposlene na to temo. Ne gre za nadzor, temveč za pravilno beleženje in plačilo opravljenih ur. "Naši zaposleni imajo v prvi vrsti koristi od minute do minute," poudarja Bianca Beyerstedt.

Danes ekipa seveda beleži delovni čas s pametnim telefonom. Vsi so namestili aplikacijo TopZeiterschutz in jo uporabljajo za dokumentiranje začetka in konca dela. Vsi? Blizu. Kolega nima pametnega telefona. Prevzemam registracijo. Nikogar ne želimo izsiljevati, ker na koncu to privede do zavrnitve ukrepanja, «pojasnjuje Bianca Beyerstedt.

Uvedba sistema je bila presenetljivo enostavna. "Funkcijo aplikacije smo razložili v sproščenem vzdušju ob skodelici kave," se spominja Bianca Beyerstedt. Pred tem se je skupaj z možem udeležila tečaja usposabljanja. Postalo je jasno, da programska oprema lahko naredi veliko več kot le beleženje delovnih ur.

Vodenje projektov

Beleženje časa ključne besede projekta: v aplikaciji je mogoče izbrati projekte in jim dodeliti časovni proračun. Vmesnik podatke samodejno prenese v pisarniško programsko opremo. Časi so osnova za obračun in se uporabljajo za naknadni izračun. Toda ta funkcija je še vedno daleč. "Najprej se moramo spoprijeti z ustreznimi funkcijami in možnostmi. Trenutno nam v vsakdanjem življenju primanjkuje časa za to. Toda to imamo v mislih, "pravi Bianca Beyerstedt.

Ni več upravljanja zdrsa

S snemanjem čistega časa je drugače. To je že v celoti vključeno v organizacijski postopek. Prednosti Biance Beyerstedt so očitne. "Z rokopisnimi časovnimi listi hitro izgubite sled. Lahko pride do napak pri prenosu. In če se naknadno popravijo opombe, je kaos neizogiben."

Digitalno snemanje časa je veliko bolj pregledno. Podjetje upravlja posamezne počitniške dni in nadure zaposlenih na počitniških in časovnih računih. Delovne ure so zaslužene, odsotnosti se odštejejo. Vse informacije so sestavljene v mesečnih računovodskih izkazih. Jasna predstavitev vsebuje nekakšno izjavo o računu. Na koncu zaposleni prejmejo položnice, vključno z digitalno posnetim delovnim časom. "Vendar eden ali drugi sodelavec seznam hkrati vodi ročno. Zaupanje verjetno še ni stoodstotno, "se nasmehne Bianca Beyerstedt.

Digitalna pisarna

Lars Beyerstedt uporablja pisarniško programsko opremo TopKontor Handwerk iz modrega: rešitev od ustanovitve njegovega slikarskega podjetja leta 2004. Razmerje med ceno in učinkovitostjo, enostavna uporaba in vmesnik, ki temelji na Microsoftovih uporabniških programih, bi ga že takrat prepričali. "Mislim, da je maska za samoumevno vnašanje odlična. Ni mi bilo potrebno dolgo, da sem se seznanil s programom. To prihrani denar, "razloži.

Danes podjetje uporablja trenutno različico 6. »Iz različice v različico je bil izdelek vse boljši, sodobnejši in obsežnejši v svojih funkcijah. Vendar uporabnik ni bil nikoli razvit, «pravi Lars Beyerstedt.

Vse na pogled

Vsi podatki o strankah so natančno zapisani v Beyerstedtsu. Poleg glavnih podatkov to vključuje podatke o cenah, naročilih, ki so že zaključeni, pa tudi plačilno vedenje stranke. Slednje lahko spremljate z modulom Open Item Management. Programska oprema razvrsti račune po datumu zapadlosti in opomni, da preverite dohodna plačila. Če plačila ni izvedeno, bo TopKontor Handwerk dostavil spremno pismo za prvi opomnik plačila z novo izračunanim ciljem plačila. Po opominu o plačilu sledijo različne stopnje opomnikov. Program ponuja tudi vnaprej pripravljene opomnike in ustrezne opomnike zanje.

da prihranimo čas

To pomeni ogromno časa in stroškovnih prihrankov za podjetje. Lars Beyerstedt lahko smiselno izkoristi čas, prihranjen med sestanki strank ali na gradbišču. "Velik pomen pripisujemo dobri komunikaciji. Ne samo interno, ampak predvsem s strankami in drugimi posli. Pozorno poslušamo in pazimo na veliko sliko. Naše stranke to resnično cenijo, "razlaga Lars Beyerstedt.

vadite plus

Programska oprema TopKontor Handwerk in TopKontor čas snemanja izhajata iz modrega razvijalca programske opreme: software software GmbH.

Slikarsko podjetje Lars Beyerstedt je bilo ustanovljeno leta 2004. Lars Beyerstedt vodi podjetje in ga podpira njegova žena Bianca.

www.bluesolution.de

www.kreativmaler.com